校属各部门：
为了及时、准确地做好每周全校性会议（活动）安排工作和进一步健全校长办公会议决策咨询机制，提高议事效率，现将有关事项通知如下：
一、关于全校性会议（活动）安排工作
（一）各部门如有全校性会议（活动）需上学校会议安排表，请提前填写《广西科技职业学院全校性会议（活动）申报表》（附件1），经会议责任部门主要负责人签字并报分管校领导签批后，于每周星期五上午11:00前将《申报表》报送学校办公室（原党政办公室，下同）。
今后，原则上不临时安排未经申报的全校性会议或活动，请各部门周知并提前做好会议（活动）申报工作。
（二）经学校办公室汇总并报校长审定的《广西科技职业学院全校性会议（活动）安排表》（附件2）将于每周一上午上传至学校官网主页“信息公开▪通知公告”栏，请全校师生注意查看并准时参会。
（三）全校性会议（活动）的责任部门应认真组织会议签到，会后及时将签到情况报送学校办公室。
二、关于校长办公会议议题申报工作
根据《广西科技职业学院校长办公会议议事规则》（广科职院〔2024〕51号）有关规定，对校长办公会议题申报工作提出如下规范要求：
（一）精心准备，按时提交
各分管校领导或者校属各部门对拟提交校长办公会议研究审议的议题，应认真填写《广西科技职业学院校长办公会议题申报表》（附件2）和提前准备上会材料，并于每周星期五上午11:00前将完整的议题材料报送学校办公室。否则，只能安排至下一次校长办公会议再予以研究审议。由此如造成延误工作、引发不良影响的，将追究相关人员责任。
（二）论证充分，材料完整
各分管校领导或者校属各部门对拟上会议题应深入开展调查研究，充分听取各方面的意见，进行合法合规性审查和风险评估，汇报材料清晰、准确、完整。
（一）充分征求意见。对拟上会议题，议题责任部门应在充分调研、咨询论证的基础上，与相关单位协商沟通、征求意见，形成成熟的方案、建议或请示等，并书面征求列席单位意见，由列席单位负责人在议题申报表相应栏目签字。经分管校领导签字审核同意，通过学校办公室呈送校长审批同意后列入会议议题。
（二）汇报材料清晰、完整。对专业性、技术性较强的重要事项，比如教科研平台购置、专业性服务采购、大型修缮采购、基本建设采购等项目的立项、变更事项等，应组织专家对项目的必要性与急迫性，场地、时间与技术上的可行性，政策、法律层面的风险，以及物有所值与财政可承受能力等方面进行充分论证；涉及学术、学位事务的事项，应充分听取学术、学位委员会的意见；涉及高层次人才引进和外聘专家考核的，应充分征求学院意见，并将上述原始证明材料作为附件一同汇报。
（三）意见、建议明确。各分管校领导或者议题责任部门对上会议题必须有明确的意见或建议，并在议题申报表“拟提交审议解决的问题”处填写清楚，并在陈述汇报中明确。
（四）其他事项要求。对事关师生员工切身利益的重要事项，比如学校分配制度改革，应通过教职工代表大会或其他方式，广泛听取师生员工的意见。
附件：1.广西科技职业学院全校性会议（活动）申报表
2.广西科技职业学院全校性会议（活动）安排表
3.广西科技职业学院校长办公会议议题申报表
4.广西科技职业学院校长办公会议议题汇总表
广西科技职业学院学校办公室（代章）
2025年12月17日